O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: seu endereço, a data em que a carta foi escrita, o texto, uma conclusão e sua assinatura. Certos tipos de carta, especialmente as cartas oficiais, podem conter outros elementos, como referência e o endereço do destinatário. Se possível datilografe ou digite no computador; todas as cartas oficiais.
Seu endereço: Se o seu papel de carta não tiver seu endereço no cabeçalho ou rodapé, você terá que colocá-lo.
Não se esqueça de colocar seu CEP. Ele pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha própria.
As vírgulas e os pontos no final de cada linha já não são mais considerados essenciais. Deixe-os de fora, se você preferir dar ao documento uma apresentação mais simples e direta.
Ao se redigirem notas, é muito comum iniciar o documento com a saudação e colocar o endereço do remetente no final da página, geralmente do lado esquerdo.
A data: Nas cartas pessoais, geralmente se informam o dia e o mês. O ano não é tão importante. Nas cartas oficiais, todavia, você deve colocar o dia, o mês e o ano.
Evite formas como 5/6/01 ou 14-2-02, uma vez que as pessoas normalmente não associam meses a números.
A melhor maneira de informar a data numa carta oficial é escrevê-la por extenso: 7 de agosto de 2001. Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez de o ano: Sexta-feira, 7 de agosto.
Na grande maioria das vezes, a data vem logo depois do endereço. Se o seu papel tiver uma cabeçalho impresso, escreva a data no alto alinhado à direita ou à esquerda, de acordo com o estilo de apresentação (veja mais adiante).
Em bilhetes pessoais, você pode fazer à maneira antiga e colocar a data no final (tal como faria com o endereço) Um bilhete deve limitar-se apenas um dos lados da folha, de modo a sempre facilitar a localização de sua data. Se você usar esse método, coloque a data à esquerda, esteja ela sozinha ou sob o endereço.
O endereço do destinatário: Em cartas oficiais, é uso corrente incluir nome e endereço da pessoa a quem a carta é dirigida. Em cartas pessoais, isso seria considerado formalismo desagradável.
Nas cartas oficiais, coloque o nome e o endereço do destinatário na margem esquerda da folha, a umas poucas linhas abaixo da data. O nome ou cargo do destinatário deve ser sempre incluído, mesmo que seja apenas O Editor ou O Fiscal de Imposto da Receita Federal.
Referências: Este tipo de informação também só é dado em documentos oficiais. Pule uma linha após o endereço do destinatário. É sempre mais simples grudas todas as referências na margem esquerda. Escreva Sua ref., dê algumas espaços e copie a referência contida na correspondência enviada pela companhia ou organização para a qual você está escrevendo. Em vez de Sua ref.; você pode, é claro, colocar algo como Seu pedido nº ou Passaporte nº, ou qualquer outra informação que julgue necessária.
Se quiser colocar sua própria referência, pule uma linha após Sua ref. e escreva Minha/Nossa ref., Nosso trabalho nº, ou o que quer que julgue adequado.
Saudação: Esta fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha imediatamente anterior a ela.
O texto: Arrume seu texto de modo que ele apareça com clareza na página. Faça parágrafos curtos e pule uma linha entre um parágrafo e outro. Por tradição, a primeira palavra de um parágrafo aparecia sempre um tanto recuada da margem esquerda da página. Hoje, todavia, este recuo vem sendo ignorado, por isso é muito importante que não se esqueça de pular ma linha entre um parágrafo e outro.
A conclusão e a assinatura: Ao escrever uma carta de agradecimento oficial, você pode terminá-la com Agradecendo antecipadamente, em vez dos tradicionais Atenciosamente ou Cordialmente, embora seja melhor agradecer no corpo do texto do que no final da carta.
Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas, e você pode usar sua imaginação. A conclusão da carta vai depender do tipo de relacionamento que você tem com o destinatário e do tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais, incluem-se: Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí, Boa sorte e Esperando tornar a vê-la(o) em breve. Elas podem ser usadas sempre que a situação permitir. Em correspondências leves, trocadas entre amigos, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e brincalhonas, do tipo Comporto-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços e todos etc.
Em cartas para os amigos mais chegados e para a família você pode terminar com: Um abração, Um Beijão etc.
Ao assinar seu nome, não inclua títulos honoríficos, militares, acadêmicos ou profissionais. E jamais assine por outra pessoa uma carta oficial, a menos que tenha recebido autorização expressa para isso. Isso se aplica até mesmo a casais, no caso, por exemplo, de uma carta enviada aos jornais. Se a carta tiver de ser assinada por mais de uma pessoa, cada uma delas deve fazê-lo individualmente. Em cartas pessoais, a situação é diferente. É comum a mulher assinar pelo casa, como, por exemplo, Estela e Paulo, ao escrever para os amigos, e Mamãe e Papai, ao escrever para os filhos