Não é preciso mágica para aprender a ser um bom redator de cartas. Como para qualquer outra aptidão, o primeiro requisito fundamental é a prática. O segundo é ir com calma.
Antes de escrever, pense no que vai dizer - não de maneira vaga e geral, mas com detalhes. Anote tudo e faça um plano de desenvolvimento. Então, à medida que for escrevendo, para para avaliar o andamento da carta e pensar em como vai tratar da seção seguinte. Uma alternativa é redigir um esboço e depois editá-lo e revisá-lo, até dar-lhe uma forma final, totalmente polida e acabada.
O ABC da carta bem escrita
O que se busca ao escrever uma carta pode ser resumido em três palavras: Aproveitamento, Brevidade e Clareza.
I. Aproveitamento: Isto exige precisão, não apenas com relação aos fatos, mas tamém no campo das ideias e da expressão. Sua correspondência pessoal, não importa o quão complicadas sejam as ideias que você deseja expressar, deve transmitir com clareza ao leitor exatamente o que aconteceu e o que você pensa a respeito do assunto. Suas cartas oficiais devem dar a impressão de calma e eficiência.
O aproveitamento exige atenção aos detalhes. Você pode deixar seu melhor amigo bastante chateado se insistir em grafar errado o nome da namorada dele (Elisabete), tendo ele acabado de lhe enviar uma carta com seu nome corretamente grafado (Elizabeth). Antes de começar a escrever, verifique se você tem à mão todos os dados importantes. Em cartas oficiais, sempre forneça nomes, datas e referências.
Para escrever uma carta precisa, até que ponto você tem que descer a detalhes? - Apenas o suficiente para dizer o que precisa sem ambiguidade. Não espere que o leitor conheça você e seus problemas, ou as complexidades do assunto sobre o qual você está escrevendo. No caso de amigos os quais você não vê há muito tempo, não parta do princípio de que eles estejam totalmente a par de sua situação atual. Se você achar que seu leitor não sabe do que você está falando, não há mal algum em dar explicações extras, como Guilherme (nosso filho mais moço) vai começar as aulas na Universidade no semestre que vem, ou então, Clarinha, que esta com cinco anos, é uma criança afetuosa e inteligente.
Essas explicações extras são ainda mais importantes em cartas oficiais. O gerente de seu banco lê dúzias de cartas todas as semanas, e não é razoável esperar que ele se lembre de uma carta que você lhe escreveu três semanas atrás. Você pode iniciar a carta da seguinte maneira: Escrevi ao senhor no dia 25 de abril e ainda estou aguardando uma resposta às duas questões levantadas. Você deve então prosseguir repetindo as questões colocadas na outra carta.
II. Brevidade: À primeira vista, brevidade e aproveitamento podem parecer ideias incompatíveis. Como ser breve quando é preciso informar detalhada e apuradamente? O segredo é fornecer apenas a informação necessário ao seu leitor, e nada mais. Separar o que é essencial do que não é pode ser uma longa tarefa, mas o tempo gasto na elaboração de uma carta é recompensado quando se recebe uma resposta satisfatória.
Cartas oficiais não devem ser mais longas que o necessário. Se tudo o que você precisa dizer é Por favor, onde eu posso obter informações sobre o horário dos trens e o preço das passagens na Europa?, é só isso que você precisa escrever.
Mas não seja breve a pronto de se tornar indecifrável. À medida que você escrever, procure expandir-se e fazer cortes no texto. Se você achar que alguma coisa não está clara, tente acrescentar algumas palavras para eliminar qualquer ambiguidade. E sempre que encontrar uma palavra, expressão ou parágrafo desnecessário, corte-o sem piedade.
Em carta para amigos, você pode ser mais expansivo mas, não esqueça de concentrar-se naquilo que é de maior interesse do leitor.
III. Clareza: Clareza é basicamente uma questão de estilo e organização. Apuração e brevidade o ajudarão a ser claro.
Prezado Senhor
Acho que é preciso colocar um sinal na rua que há em frente ao Parque da Criança. AS razões para isso são as seguintes:
1. As crianças que vêm do colégio precisam atravessar a rua para brincar no parque.
2. Essa rua anda bastante movimentada desde que a rua paralela foi fechado ao tráfego.
3. A iluminação nesta parte da rua não é boa.
Atenciosamente
[assinatura]
Marineide Gonçalves
Se você colocar suas ideias em ordem antes de começar, provavelmente as colocará no papel de modo coerente. E se você conseguir manter suas mensagens razoavelmente curtas, provavelmente conseguirá também não perder o fio da meada durante a escrita.
Ao escrever, pense em seu leitor. Você está achando o conteúdo de sua carta fácil de ser compreendido? Ou está confuso relendo o que acabou de escrever?
Uma dica útil para ajudar na clareza de uma carta em que se vai expor uma lista de fatos ou razões é colocar cada item numa linha ou num parágrafo separado. Enumere cada item, se isso ajudar, especialmente se você for referir-se a cada um deles individualmente em sua carta.
A carta acima, enviada a um jornal, pode não parecer muito interessante mas, é impecável no que diz respeito à clareza.